使讀者能夠掌握激活單元格的方法，并能夠在單元格中正確地輸入文本、數(shù)字及其他特殊的數(shù)據(jù)；學(xué)會(huì)定制輸入數(shù)據(jù)的有效性，并能夠在輸入錯(cuò)誤或超出范圍的數(shù)據(jù)時(shí)顯示錯(cuò)誤信息；掌握幾種快速輸入數(shù)據(jù)的方式。
在一個(gè)新的工作表中，只有活動(dòng)的單元格才能向其中輸入數(shù)據(jù)，例如：A1單元格被粗邊框包圍，與別的單元格有所不同，表明單元格A1已被激活，是活動(dòng)單元格。
12.1.1 使用鼠標(biāo)激活單元格
鼠標(biāo)在單元格中移動(dòng)，將鼠標(biāo)指針指向任意一個(gè)單元格，單擊鼠標(biāo)左鍵就可以使這個(gè)單元格成為活動(dòng)單元格。由于Excel的工作表由超過(guò)256列*65536行組成，屏幕上只能看到工作表的一小部分。如果要將激活的單元格不在屏幕上顯示，可以使用垂直滾動(dòng)條和水平滾動(dòng)條調(diào)整使其出現(xiàn)在窗口內(nèi)。操作方法如下：
1． 用鼠標(biāo)單擊垂直滾動(dòng)條頂部或底部的滾動(dòng)箭頭，使工作表每次向上或向下移動(dòng)一行。或用鼠標(biāo)拖動(dòng)滾動(dòng)條，快速移到工作表的某個(gè)位置。拖動(dòng)滾動(dòng)條時(shí)，會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)“滾動(dòng)提示”指示已移到的行，也可通過(guò)左鍵點(diǎn)擊滾動(dòng)條的方法查看當(dāng)前所處的行；
2． 再用鼠標(biāo)單擊水平滾動(dòng)條兩端的滾動(dòng)箭頭，使工作表向左或向右移動(dòng)一列。或用鼠標(biāo)拖動(dòng)滾動(dòng)條，可以快速移到工作表的某個(gè)位置。查看當(dāng)前所處在列的方法與上面相同。
當(dāng)某個(gè)單元格被活時(shí)，該單元格所處的行和列的標(biāo)號(hào)都將“突出”顯示如圖1所示。
12.1.2 使用鍵盤激活單元格
當(dāng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，有時(shí)使用鍵盤來(lái)激活單元格可能比鼠標(biāo)更方便，但是你一定要先清楚這些按鍵的功能。
選中單元格
12.2 單元格或單元格區(qū)域的選擇
在使用Excel進(jìn)行工作的時(shí)候，有時(shí)需要選擇一個(gè)單元格或一定區(qū)域范圍的單元格。
12.2.1 選擇連續(xù)的單元格
1．使用鼠標(biāo)選中單元格區(qū)域
如果想使用鼠標(biāo)選擇一個(gè)單元格區(qū)域，方法如下：
1. 鼠標(biāo)單擊要定義區(qū)域左上角的單元格，此時(shí)鼠標(biāo)指針為 形狀；
2. 按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)到要定義區(qū)域的右下角；
3. 松開鼠標(biāo)左鍵盤，選擇的區(qū)域?qū)⒎窗罪@示。其中，只有第一個(gè)單元格維持正常顯示，表明它為當(dāng)前活動(dòng)的單元格（如圖2中A7單元格），其他均被置為黑色，如圖2所示。若想取消選擇，則用鼠標(biāo)單擊工作表中任一單元格，或者按任一箭頭鍵盤。
2．使用鍵盤選中單元格區(qū)域
如果想使用鍵盤來(lái)選擇單元格區(qū)域，操作方法如下：
1．移動(dòng)箭頭鍵盤到想選擇區(qū)域左上角的單元格；
2．按Shift鍵，同時(shí)移動(dòng)箭頭鍵來(lái)選擇范圍；
12.2.2 選擇不連續(xù)單元格區(qū)域的方法
1．使用鼠標(biāo)選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域
用鼠標(biāo)選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域，操作方法是：
1．單擊并拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇第一個(gè)單元格區(qū)域；
2．按Ctrl鍵，再選擇另一個(gè)單元格區(qū)域。
2．使用鍵盤選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域
用鍵盤選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域，操作方法是：
1．按住Shift鍵，同時(shí)移動(dòng)箭頭鍵選擇第一個(gè)單元格區(qū)域；
2．按Shift+F8鍵，此時(shí)狀態(tài)欄中出現(xiàn)“ADD”字樣；
3．移動(dòng)箭頭鍵到下一個(gè)想選擇區(qū)域左上角的單元格；
4．按Shift鍵和箭頭鍵選擇第二個(gè)區(qū)域。
選擇區(qū)域結(jié)果如圖2所示：
選中不連續(xù)的單元格區(qū)域
12.3 數(shù)據(jù)輸入
選定單元格之后，就可以在單元格中輸入文本、數(shù)字、時(shí)間或公式等內(nèi)容了。
12.3.1 輸入文本
大部分工作表都包含文本項(xiàng)，它們通常用于命名行或列。文本包含漢字、英文字母、數(shù)字、空格以及其他合法的鍵盤能鍵入的符號(hào)，文本通常不參與計(jì)算。Excel 2000每個(gè)單元格最多可容納的字符數(shù)是32000個(gè)。缺省情況下，在單元格中按左邊對(duì)齊。
1．輸入文本
要想在工作表中輸入文本可以按下面的步驟：
4. 單擊想要輸入文本的單元格，將其激活；
5. 輸入任何想要輸入的文本；
6. 如果想要把當(dāng)前活動(dòng)的單元格分隔為多個(gè)單獨(dú)的行，則可以用Alt+Enter鍵；
7. 當(dāng)當(dāng)前單元格輸入完畢后，可以用下列方法離開該單元格：
Ø 按回車鍵移動(dòng)到下一個(gè)單元格；
Ø 按Tab鍵移動(dòng)到右邊的單元格；
Ø 按方向鍵，可向任意方向移動(dòng)；
Ø 使用鼠標(biāo)單擊任何想要移動(dòng)到的單元格；
Ø 單擊編輯欄上的 按鈕，單擊 按鈕則會(huì)取消本次輸入。
2．超長(zhǎng)文本的處理
當(dāng)輸入的的文本超過(guò)了列的寬度時(shí)，Excel會(huì)讓文本自動(dòng)的進(jìn)入右邊的列，如圖3所示。
文本超寬時(shí)自動(dòng)進(jìn)入右邊的列
如果相鄰的單元格內(nèi)有內(nèi)容，則會(huì)按照列的寬度顯示盡可能多的字符，而其余的字符不再顯示，如圖4，這并不意味那些文本被刪除了，只要改變了列寬或采用前面介紹的折行的方式格式化該單元格之后，就會(huì)看到全部的內(nèi)容。調(diào)整列寬的方法在以后的章節(jié)再進(jìn)行詳細(xì)介紹。
文本超寬時(shí)如果右邊不空則多余的字符不顯示
3．修改正在輸入的文本
Ø 當(dāng)文本出現(xiàn)在活動(dòng)單元格和編輯欄中，按Back space鍵和Del鍵可以刪除插入的字符。
Ø 如果把一個(gè)數(shù)字作為字符，例如：學(xué)號(hào)等。只要在輸入的數(shù)字的左上角加上一個(gè)單撇號(hào)（如“‘001”），Excel就會(huì)把該數(shù)字作為字符處理，將它按缺省的沿著單元格左對(duì)齊。
4．記憶式輸入
Excel具有“記憶式鍵入”的功能。如果在單元格鍵入開始的幾個(gè)字符，Excel將根據(jù)該列中已輸入的內(nèi)容自動(dòng)完成輸入。例如，我們?cè)趩卧馚6中輸入了“張杰”，在單元格B14中輸入了“張”字，后跟著出現(xiàn)“杰”字。此時(shí)，自動(dòng)填充的“杰”字呈反白顯示。
12.3.2 輸入數(shù)字
Excel在遇到范圍于0~9中的數(shù)字以及含有正號(hào)、負(fù)號(hào)、貨幣符號(hào)、百分號(hào)、小數(shù)點(diǎn)、指數(shù)符號(hào)以及小括號(hào)等數(shù)據(jù)時(shí)，就將其看成是數(shù)字類型。輸入數(shù)字時(shí)，Excel自動(dòng)將它沿單元格右邊對(duì)齊。
例如要輸入負(fù)數(shù)，在數(shù)字前加一個(gè)負(fù)號(hào)，或者將數(shù)字括在括號(hào)內(nèi)；輸入“-10”和“（10）”都可以在單元格中得到-10。
當(dāng)輸入分?jǐn)?shù)（如3/5）時(shí)，應(yīng)先輸入“0”及一個(gè)空格，然后輸入“3/5”。如果不輸入“0”， Excel會(huì)把“3/5當(dāng)作為日期處理，認(rèn)為輸入的是“3月5日”。
12.3.3 輸入日期和時(shí)間
在Excel中，日期和時(shí)間均按數(shù)字處理，還可以在計(jì)算中當(dāng)作值來(lái)使用。當(dāng)Excel辨認(rèn)出鍵入的日期或時(shí)間時(shí)，格式就由常規(guī)的數(shù)字格式轉(zhuǎn)換為內(nèi)部的日期格式。
1．日期格式
輸入日期的格式有多種，Excel都可以識(shí)別并轉(zhuǎn)變?yōu)槿笔〉娜掌诟袷剑ㄈ笔〉娜掌诟袷娇梢愿淖儯］斎霑r(shí)可以用斜杠、破折號(hào)、文本的組合來(lái)輸入，如下面的方法都可以輸入1999年10月25日：
10-25-99，10-25-1999，10/25/99，10/25/1999，10-25/99，OCT 25 1999，23.12.1999
2．插入當(dāng)前日期
想在單元格中插入當(dāng)前的日期，可以按Ctrl+；(分號(hào))鍵。
缺省顯示方式是由Windows有關(guān)日期的設(shè)置決定的，可以在“控制面板”中進(jìn)行更改，具體辦法可查閱有關(guān)Windows的一些資料，這里就不再贅述了。
3．時(shí)間格式
輸入時(shí)間時(shí)，小時(shí)、分鐘、秒之間用冒號(hào)分隔。Excel把插入的時(shí)間當(dāng)作上午時(shí)間（AM，例如，輸入“5:30:02”，會(huì)視為“5:30:02AM”），如果輸入下午時(shí)間則在時(shí)間后面加一個(gè)空格，然后輸入“PM”或“P”即可。
4．插入當(dāng)前時(shí)間
想在單元格中插入當(dāng)前的時(shí)間，可以按Ctrl+：（冒號(hào)）鍵。
如果想在單元格中同時(shí)插入日期和時(shí)間，先輸入時(shí)間或先輸入日期均可，中間要用空格隔開。
12.4 檢查數(shù)據(jù)輸入的有效性
在Excel中，可以使用“數(shù)據(jù)有效性”來(lái)控制單元格中輸入數(shù)據(jù)的類型及范圍。這樣可以限制其他用戶不能給參與運(yùn)算的單元格輸入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，以避免運(yùn)算時(shí)發(fā)生混亂。
在選定的限定區(qū)域中的單元格或在單個(gè)單元格中輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)，顯示字定義輸入提示信息和出錯(cuò)提示信息。
12.4.1 指定有效的數(shù)據(jù)類型及范圍
如果要為單元格指定有效數(shù)據(jù)范圍，方法如下：
1． 選定需要限制其有效數(shù)據(jù)范圍的單元格；
2． 選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，打開如圖5所示的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，并選中“設(shè)置”標(biāo)簽；
